Økonomistyring

Minde IL har som mål å ha høy grad av aktivitet og tilby et godt tilbud til klubbens medlemmer. Klubben styrer etter en økonomistrategi der all drift og investeringer skal være finansiert gjennom inntektsbringende tiltak og egenandeler.

Minde IL skal ha en oversiktlig transparent økonomi som er lett å sette seg inn i. Klubben skal videre styre med hjelp av budsjetter og prognoser slik at det skapes forutsigbarhet over tid. Det er viktig at det foreligger gode interne rutiner for økonomistyring samt etablerte kontrollrutiner i klubben.

1.     Budsjett

Klubben skal hvert år utarbeide budsjett for kommende år. Budsjettet utarbeides av daglig leder, styreleder og styrets økonomiansvarlig.  Det budsjetteres på kontonivå og et detaljert nivå som er tilsvarende regnskapet for best mulig oppfølging og slik at avviksrapportering kan gjøres løpende. Klubben legger opp til et budsjett som baseres på forsiktighetsprinsippet hvor en fører inntektsposter som er sikre, samt alle kjente kostnader. I tillegg skal det tas høyde for uforutsette hendelser. Utarbeidelsen av budsjettet bygger på tall fra siste års regnskap, kjennskap til eventuelle endringer samt erfaringer. I arbeidet med budsjettet skal hver konto gjennomgås for å se om det er forhold som tilsier endringer i inntekter/kostnader. Budsjettet gjennomgås av klubbens styre og blir vedtatt på klubbens årsmøte. 

2.     Regnskap  

Minde IL benytter seg av et eksternt regnskapsbyrå som fører regnskap og fremlegger økonomirapporter, og har revisorer som reviderer regnskapet. Minst fire ganger per år skal det utarbeides økonomirapport som sendes til styret før styremøtene. Årsregnskapet skal avstemmes og tilrettelegges for revisorer slik at de skal kunne avslutte sine kontroller i god tid før årsmøtet. Inntekter og kostnader bokføres i den regnskapsperioden hvor posten har oppstått. Ved større beløp og investeringer kan det likevel foretas avsetning/periodisering. Regnskapsåret følger kalenderåret.  

Daglig leder og styrets økonomiansvarlig i klubben gjennomgår regnskapet som igjen fremlegges for styret. Økonomi er egen sak på hvert styremøte. Her gjennomgås klubbens inntekter og utgifter, og dette sammenlignes opp mot budsjett for perioden samt tilsvarende periode for året før. Videre diskuteres eventuelle tiltak og forbedringer. Det er daglig leder og styreleders ansvar at eventuelle nødvendige tiltak blir iverksatt. Styrets medlemmer får tilsendt regnskap og rapporter i forkant av styremøtene. 

3.     Økonomistyring og økonomisk ansvar

Klubbens økonomistyring og etablerte kontrollrutiner gjennomføres i henhold til gjeldende lovverk. Klubbens styre har ansvar for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysningene. Alle inngående faktura og utbetalinger skal attesteres og anvises styreleder før levering til økonomiansvarlig for utbetaling. 

Det er i utgangspunktet klubbens styre som kan foreta ansettelser og inngå sponsorkontrakter eller andre kontrakter som binder klubben økonomisk og sportslig, men  styret i klubben kan også delegere slike oppgaver og/eller myndighet til andre i klubben for enkelte prosjekt eller avgrensede perioder.

Klubben har utarbeidet prosedyrer og instrukser som skal sikre god økonomistyring i klubben i henhold til gjeldende lover og god regnskapsskikk, herunder rutiner for reiseregninger, bilgodtgjørelser, dommerregninger, purring og inkasso med mer. 

4.     Bruk av bankkonto og kontanthåndtering

Klubbens bankkonti disponeres av klubbens daglige leder, styreleder og regnskapsfører. Alle utbetalinger skal attesteres og anvises i henhold til klubbens føringer som ligger under økonomistyring. 

Alle utbetalinger skal godkjennes av to personer. I Minde vil dette i de fleste tilfeller si daglig leder og økonomiansvarlig.

Det skal så langt det lar seg gjøre bruke elektronisk overføring av penger. Eventuelle kontantinntekter fra kiosksalg, loddsalg og annet skal telles opp og bekreftes av to personer før summen settes inn på konto.

5.     Dugnad  

Dugnadsmidler skal etter avtale inn på klubbens konto eller på aktuell lagskonto. Mottatt innbetaling skjer elektronisk til klubben og eventuelt fordelt til aktuelle lagkasser. 

6.     Lagskasser  

Hvert lag har sin egen konto med eget Vipps-nummer. Lagleder og klubbens daglig leder har disposisjonsrett over lagkassene. Lagleder får kvartalsvis oversikt over lagkassen og fører dessuten en egen oversikt over regnskapet for laget. Private kontoer skal ikke brukes som lagskontoer.

7.     Medlemskontingent, fotballtilbud og fotballskole.

Medlemskontingent blir foreslått av styret og blir fastsatt på Minde IL sitt årsmøte i mars. Utsending av kontingent skjer etter årsmøtet via Spond og blir administrert av klubbens daglige leder. Kontingentbetaling gjelder for inneværende kalenderår. 

Minde IL sin fotballfritidsordning (FFO) og ungdomsakademi er et fast tilbud med påmelding der spillere betaler inn gjennom faste månedsvise trekk. Tines fotballskole er et tilbud til fotballspillere fra 1. til og med 7. trinn, og betaling skjer ved påmeldingen i Spond, før fotballskolen starter. 

Oppfølging av manglende innbetaling skjer i samarbeid mellom daglig leder og lagledere. Dersom utestående kontingenter skyldes manglende betalingsevne, vil det utarbeides løsninger for hvert enkelt tilfelle. Barn og ungdom skal ikke måtte slutte i Minde IL på grunn av manglende betalingsevne hos foreldre/foresatte. Fotballspillere der foreldre/foresatte ikke kan dekke utgifter til påmelding til cuper vil få støtte fra klubben, enten gjennom lagskasse på spillerens lag eller fra klubb sentralt.